Freeable 3.14.3 — จัดระเบียบชนิดเอกสาร ผังบัญชี และสมุดรายวัน 5 เล่ม

รีลีสใหญ่ที่ทำสามด้านพร้อมกัน — ชนิดเอกสารและเลขที่เอกสาร งานบัญชีแยกประเภท และการจัดหน้าจอของงานขายออนไลน์

จัดการชนิดเอกสารและเลขที่เอกสาร

หน้ารวมชนิดเอกสารทั้งระบบ

รวมชนิดเอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียว จัดเป็น 6 หมวดตามหน้าที่ — ขาย ซื้อ คลัง การเงิน บัญชี-ภาษี และอื่น ๆ พร้อมเพิ่มชุดเลขใหม่ต่อชนิดได้

พร้อมเครื่องมือปรับตัวนับเลขให้ตรงกับความจริง โดยเทียบกับเลขสูงสุดที่ถูกใช้จริงจากทั้ง 11 แหล่งในระบบ — แก้ปัญหาที่ตัวนับกับเลขที่ใช้จริงไม่ตรงกัน ซึ่งจะทำให้ออกเลขซ้ำในอนาคต

คลังความรู้ 44 ชนิดเอกสาร

กดเข้าไปดูรายละเอียดของแต่ละชนิดเอกสารได้ — อธิบายการทำงานละเอียด ยกตัวอย่าง บอกความเกี่ยวข้องกับเอกสารชนิดอื่น และข้อควรระวัง

พร้อมสุขภาพต่อชุดเลข — เทียบตัวนับกับเลขสูงสุดที่ใช้จริงและจำนวนเอกสารในระบบ แสดงเปอร์เซ็นต์ที่ใช้ไปของเพดานเลข และเตือนเมื่อผิดปกติ

กฎกันเลขเอกสารชนกัน

บล็อกการตั้งชุดเลขที่จะทำให้เลขเอกสารซ้ำกันได้ โดยกฎคือบล็อกเมื่อส่วนต่างระหว่างสองชุดเป็นตัวเลขล้วน

เช่น HS กับ HS2 อยู่ร่วมกันไม่ได้ เพราะ HS2 ลำดับที่ 5 จะได้เลข “HS25” ซึ่งอาจซ้ำกับ HS ลำดับที่ 25 แต่ TR กับ TRF อยู่ร่วมกันได้เพราะส่วนต่างเป็นตัวอักษร กฎนี้บังคับทั้งที่หน้าจอและที่ระดับฐานข้อมูล

ตั้งชื่อและจัดชนิดเอกสารให้ตรงงานจริง

• ตั้งชื่อย่อและคำอธิบายครบทุกชุดเลข 63 ชุด
• ยุบและเปลี่ยนรหัสให้สื่อความหมาย — การปรับสต๊อกและการโอนคลัง (ซึ่งมีสองขาที่ต้องหักล้างกันเป็นศูนย์)
• แก้การออกเลขที่ใช้ชนิดผิด — สายงานเชื่อมออเดอร์ออนไลน์เคยออกเลขใบสั่งขายด้วยรหัสของ “ค่าใช้จ่าย” ซึ่งผิดความหมายโดยสิ้นเชิง
• เติมชนิดที่ขาด — ใบขอซื้อ ใบรับสินค้า และหนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย
• กำหนดชุดเลขเริ่มต้นให้ทุกจุดใช้ตัวเดียวกัน — แก้ปัญหาที่ระบบเคยจับคู่ชุดเลขด้วยการเทียบข้อความคำอธิบาย ซึ่งทำให้สร้างตัวนับซ้ำขึ้นมาโดยไม่ตั้งใจ

งานบัญชีแยกประเภท

สมุดรายวัน 5 เล่ม

เพิ่มสมุดรายวัน 5 เล่มตามมาตรฐานบัญชี — ทั่วไป ขาย ซื้อ รับเงิน และจ่ายเงิน พร้อมหน้าสรุปทุกเล่มและเปิดดูรายเล่มได้

สร้างรายการบัญชีย้อนหลัง 156,050 ใบสำคัญ

เครื่องมือที่ไล่บิลย้อนหลังทั้งหมดแล้วสร้างรายการบัญชีให้ สำหรับลูกค้าที่ย้ายข้อมูลเข้ามาแล้วมีบิลแต่ยังไม่มีรายการบัญชี

จุดที่ทำให้เครื่องมือนี้เชื่อถือได้คือ ใช้ตัวลงบัญชีตัวเดียวกับที่ระบบใช้จริง ไม่ใช่เขียนตรรกะขึ้นใหม่ รันซ้ำได้โดยไม่สร้างซ้ำ และมีโหมดซ้อมที่ทำจริงทุกอย่างแล้วย้อนกลับ

ผลการรันจริง — 156,050 ใบสำคัญ ยอดเดบิตเท่ากับเครดิตที่ 190.4 ล้านบาทพอดี ไม่มีรายการที่ไม่ดุลและไม่มีรายการที่ล้มเหลว

ผังบัญชีครบวงจร

• ผังบัญชีมาตรฐาน SME ไทย 197 บัญชี — ใส่ให้ลูกค้าใหม่ที่ยังไม่มีผังบัญชี โดยไม่แตะลูกค้าที่มีผังของตัวเองอยู่แล้ว และติดเครื่องหมายไว้ว่าแถวไหนมาจากชุดมาตรฐาน
• ยกเครื่องหน้าจัดการผังบัญชี — ปรับให้ชื่อช่องตรงกับความหมายจริง ปลดล็อกให้แก้บัญชีที่นำเข้ามาจากระบบเดิมได้ แสดงยอดใช้งานจริงจากรายการบัญชี ดูยอดข้ามปีได้ และมีการป้องกัน 4 ชั้นก่อนลบบัญชี
• ตรวจเลขบัญชีก่อนลงบัญชี — ต้องมีอยู่จริงในผัง เป็นบัญชีที่ลงรายการได้ และยังใช้งานอยู่ ถ้าผังยังว่างจะข้ามการตรวจเพื่อไม่ให้กระทบลูกค้าเดิม
• แปลรหัสย่อเป็นเลขบัญชีจริง — รหัสบัญชีที่ผูกกับสินค้าเป็นรหัสย่อที่ต้องแปลงอีกชั้นก่อนถึงเลขบัญชีจริง ระบบแปลงให้ก่อนลงบัญชีทุกเส้นทาง
• ตั้งค่าเลขบัญชีให้ครบทุกชนิดเอกสารตามผังจริง — ภาษีขาย ภาษีซื้อ เจ้าหนี้ ลูกหนี้ และสินค้าคงเหลือ

จัดหน้างานขายออนไลน์ตามบทบาท

จัดหน้าจอใหม่โดยแบ่งตามบทบาทของคนใช้ 3 กลุ่ม แทนการแบ่งตามโครงสร้างข้อมูล

• พนักงานรับแชท — หน้าเช็คออเดอร์ที่ค้นได้จากเลขออเดอร์ ชื่อลูกค้า เลขติดตามพัสดุ หรือเลขใบสั่งขาย แล้วเห็นสถานะปัจจุบันพร้อมเส้นเวลาตั้งแต่สั่ง จ่าย พร้อมส่ง แพ็ค จนถึงส่ง และรายการสินค้า — เป็นหน้าอ่านอย่างเดียว ปลอดภัยที่จะให้พนักงานรับแชทใช้
• พนักงานจัดส่ง — หน้างานจัดส่งวันนี้ แสดงยอดเข้าวันนี้และยอดค้างแยกตามสถานะ

แนวคิดนี้ต่างจากเดิมที่ทุกคนใช้หน้าเดียวกันหมดแล้วต้องเรียนรู้ว่าส่วนไหนเกี่ยวกับตัวเอง