โปรแกรมบัญชี express
จุดเริ่มต้นของโปรแกรมนี้ช่างยาวนานกว่าตอนแรกที่ผมคิดจะทำ E2 มาก ในวันที่ผมผู้ซึ่งเป็นผู้ทำโปรแกรมE2เกิดขึ้นมาแล้วยังเดินเตาะแตะอยู่ในต่างจังหวัด ถ้านับเป็นอายุโปรแกรม express ก็เป็นน้องที่อายุไกล้เคียงกับผมเลยทีเดียว จากวันนั้ก็ผ่านมา 30กว่าปีแล้วที่โปรแกรมเอกเพรสนี้เกิดขึ้นมาคู่กับคนไทย เพื่อนักบัญชีไทยมาตลอด
ผมได้ยินชื่อโปรแกรมนี้ครั้งแรก ตอนที่ทำงานในบริษัทแรก ลังจากที่ผมเรียนจบ ได้ซ่อมระบบเครือข่ายจัดการเครื่องปริ้น ติดตั้งระบบเครือข่ายให้บัญชีทำงานได้ เห็นพนักงานบัญชีทำงาน นั่งคีย์เอกสาร ปริ้นเอกสารส่งลูกค้า แต่วันนั้นที่ผมเป็นพนักงานผมไม่เข้าใจคำว่าบัญชีเลย
จนได้ศึกษามาเรื่อย จนได้เป็นผู้ประกอบการจนต้องศึกษาสิ่งที่เรียกว่าบัญชีจริงจัง ทำให้เข้าใจสิ่งที่เรียกว่าบัญชีมากขึ้น (แม้จะไม่ได้ทำทุกอย่าง) แต่อารมณ์ก็คือการใช้บัญชีในมุมมองเจ้าของกิจการ
วันแรกๆที่ทำบัญชี ผมก็ได้ปรึกษาแฟนผมที่เป็นบัญชีว่าเราจะทำบัญชียังไงให้ต้นทุนถูกที่สุด เพื่อให้กิจการตั้งตัวได้และบทสรุปที่ได้ก็คือ excel sheet เท่านั้น แต่พอของเริ่มเยอะขึ้น ลูกค้าเยอะขึ้น เราก็ซื้อโปรแกรมเข้ามาช่วยในการทำงาน (ยังไม่ใช่ express นะ)
เมื่อบริษัทเริ่มใหญ่ขึ้น บวกกับสรรพากรเริ่มสอบถามข้อมูลย้อนหลัง ถึงแม้ผมจะเก็บข้อมูลเป็นระบบระเบียบและมีเอกสารการโอนเงิน ใบกำกับ ใบเสร็จครบทุกอย่าง แต่ก็ยังไม่ถูกต้องตามหลักของบัญชีทุกอย่างนัก ทำให้สรรพากรก็ได้แนะนำให้ระบบบัญชีที่ดีขึ้นกว่านี้ดีกว่า
เราจึงตัดสินใจหาโปรแกรมบัญชีกัน ซึ่งจะใช้ cloud accounting ก็ไม่ตอบโจยท์การทำงานของเราทั้งหมด และก็ต้องมานั่งเรียนรู้การทำงาน แต่บัญชีแฟนผมใช้โปรแกรมเอกเพรสเป็นอยู่แล้วทำให้เริ่มใช้งานได้เร็ว แล้วก็ตกลงจบที่โปรแกรมเอกเพรส
ผมผู้ซึ่งเป็นผู้ขาย เป็นเจ้าของกิจกาาร เขียนโปรแกรมเป็นหลากหลายแบบ เคยใช้ทั้ง crm, web application, windows application และการ migrate data ระบบหลากหลาย เห็นข้อจำกัดของโปรแกรมนี้เยอะมาก เลยคิดแก้ปัญหาตัวเองและเผื่อคนอื่นด้วย ลองมาดูกันครับว่า express ทำอะไรได้แล้ว E2 ช่วยอะไรได้
ภาพรวมการทำงานที่โปรแกรมบัญชี express รองรับ
รูปแบบการทำงานแต่ละส่วนงานก็มีดังนี้
- การซื้อ
- ควบคุมเจ้าหนี้และค่าใช้จ่าย
- การขาย
- ควบคุมลูกหนี้และรายได้อื่นๆ
- สินค้าคงคลัง
- เช็คและเงินฝากธนาคาร
- สินทรัพย์ถาวร
- ภาษี
อะไรที่มันไม่ใช่ระบบที่ทำซ้ำ ต้องจัดการ ผมตัดออกก่อนนะ ส่วนงานหลักๆมีประมาณนี้
นอกจากงานรูทีนแบบนี้แล้ว เรายังต้องปิดงบเดือนงบปีอีกด้วย เพราะมันจำเป็นต้องทำ
หน้าที่การทำงานของโปรแกรมบัญชีเอ็กเพรส
จากรูป ถึงแม้จะแบ่งรูปแบบการทำงาน ส่วนงานแต่ละส่วนก็ยังต้องมีคนเข้ามาทำงาน ตอนที่เราย้ายระบบบัญชีมา express เราก็ลากเลือดเหมือนกัน แล้วสิ่งที่เราต้องเตรียมไว้ล่วงหน้าก็คือ คนที่จะมาช่วยให้แต่ละส่วนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ฉนั้นหน้าที่ของมัน คือเป็นรูปแบบการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบแบบแผน ตามหลักการบัญชีนั่นเองครับ หากอยากรู้ว่าหลักการบัญชีคืออะไร จะอ่านหนังสือของเด็กปี1บัญชีก็ได้ครับ จะเข้าใจมากขึ้น
เมื่อจะใช้โปรแกรมที่ควบคุมทุกอย่างได้ ก็จะทำอะไรตามใจไม่ได้ เช่น อยากขายของโดนไม่ตัดสต๊อก ขายของที่ไม่มีอยู่ระบบสินค้า ขายของผิดรหัสชิ้นก็ไม่ได้ จะต้องใส่ใจกับการกรอกข้อมูลมากๆ
สิ่งที่เกิดขึ้นคือ เราต้องจ้างพนักงานจำนวนหลายคน เข้ามาช่วยกันใช้งานโปรแกรมเอกเพรส ตั้งแต่ฝ่ายขาย ฝ่ายซื้อ ฝ่ายเช็คสต๊อค ฝ่ายบัญชีที่คอยเช็คเอกสารและจัดทำภาษีอยู่ทุกเดือน
เมื่อมีคนไปต่อไม่ใหว ลาออก รับคนใหม่ ก็ต้องมาสั่งสอนกันใหม่ สอนครบบ้างไม่ครบบ้าง บางคนยังจำรหัสสินค้าไม่ได้เลยก็ลาออกไปแล้ว ทำให้เราจำเป็นต้องทำให้งานมันมีประสิทธิภาพมากกว่านี้
- ถ้าคนเยอะไม่ได้ คนเท่าเดิม ก็ต้องทำงานให้ได้มากกว่าเดิม
- ถ้าได้คนมาใหม่ ต้องเริ่มทำงานให้ได้เร็วที่สุด โดยสอนน้อยที่สุด ก็ทำงานได้เลย
- ระบบต้องช่วยให้คนทำงานง่าย เข้ากับคนใช้ ตอบสนองการทำงานให้เหมาะสมกับปัจจุบัน
เมื่อเราต้องการพัฒนาให้มันดีขึ้น เราก็ทำเลยครับ ผมที่เขียนโปรแกรมเป็น ก็เลยจัดทำระบบที่ช่วยให้ express ทำงานได้เร็วขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพด้วย จนเกิดมาเป็น E2
หากอยากรู้ว่าในแต่ละส่วนทำอะไรบ้าง และ E2 ช่วยอะไรบ้าง คลิกไปอ่านได้ตามเมนูด้านซ้ายเลยครับ